– Czy nie mógłby mnie pan poinformować, którędy powinnam pójść? – To zależy w dużej mierze od tego, dokąd pragnęłabyś dojść – odparł Kot – Dziwak. – Właściwie wszystko mi jedno. – W takim razie wszystko jedno, którędy pójdziesz.

Alicja w Krainie Czarów

Czy przedsiębiorcy nie lubią budżetować? A może raczej budżetowanie obrosło pewnymi mitami, które blokują ich przed tym, by wdrożyć ten proces? Dlaczego warto planować budżet? Warto zadać sobie pytanie, czy możemy sobie pozwolić na brak planowania i jak bardzo chcemy wiedzieć, dokąd idziemy. Idąc w mroku, warto mieć dobrą latarkę, porozmawiajmy więc o korzyściach z posiadania latarki.


W 2009 roku Uniwersytet Westminster przeprowadził badania w grupie małych i średnich przedsiębiorstw, które dotyczyło istnienia w nich standardów planowania. Obszarem szczególnego zainteresowania był szeroko pojęty e-biznes, chciano bowiem stwierdzić, czy różni się on w zakresie planowania od innych branż (wzięto pod uwagę potencjalnie większą dynamikę otoczenia e-biznesu). Zebrane obserwacje, oparte o wywiady z przedsiębiorcami, wykazały, że chociaż podejście do planowania wygląda podobnie niezależnie od branży, to jednak w odniesieniu do wielkości firm powtarzają się pewne prawidłowości:

Mikroprzedsiębiorcy (firmy zatrudniające poniżej 10 osób) – struktury tych firm są mało zbiurokratyzowane, co z jednej strony daje im dużą dynamikę w działaniu, ale jednocześnie oznacza raczej działanie impulsywne, niż oparte o standardy zarządzania (w tym budżetowanie). Nieformalna struktura zespołów często wiąże się również z brakiem wyznaczania celów i monitorowania efektywności. Dla przykładu tylko 50% z badanych firm zadeklarowało, że monitoruje swój cash flow.

Małe firmy (10-50 pracowników) – w przedsiębiorstwach tej wielkości istnieją raczej systemy kontroli, niż budżetowania. Oznacza to często duże skupienie decyzyjności na osobie właściciela firmy, brak delegowania autonomii w zakresie decydowania o zasobach na niższy szczebel. Mechanizmy kontrolujące efektywność firmy najczęściej są skalibrowane na wykrywanie przekroczeń kosztów, stąd też te systemy potrafią być demotywujące i nie skupiają się na rozwoju, a raczej na zabezpieczeniu status quo firmy.

Budżetowanie w firmie - element konieczny?

W świecie korporacji budżetowanie jest stałym fragmentem gry. Dyskusje wokół tego tematu sprowadzają się raczej do tego, jak budżetować i uczynić ten proces efektywnym. Kwestia – czy w ogóle budżetować – nie podlega tu dyskusji. Badania akademickie wykazały, że w mniejszych podmiotach nie jest to wciąż jeszcze szeroko stosowane narzędzie. Przyczyną tego stanu rzeczy może być stosunek przedsiębiorcy do budżetowania, który może wynikać ze stereotypowych opinii na temat tego procesu i jego użyteczności:

  • Planowanie jest domeną finansistów, a przedsiębiorca zwyczajnie nie ma ani czasu, ani zasobów, by ten proces prowadzić – jest to bardzo często powtarzany truizm, który dotyczy nie tylko budżetowania, ale finansów, jako całości. W mojej praktyce zawodowej prowadziłem wielokrotnie szkolenia „Finanse dla niefinansistów”, gdzie słuchacze ze zdziwieniem dowiadywali się, że „magia” finansów jest prostsza, niż się wydaje. Pamiętać należy, że budżetowanie jest planowaniem dotyczącym nie tylko pieniądza (choć na koniec wycenia całość planu), dotyczy ono przede wszystkim kierunku rozwoju biznesu i potrzebnych do tego zasobów.
  • Budżetowanie jest postrzegane, jako zbędny biurokratyczny proces właściwy korporacjom i niepotrzebny do niczego małym zwinnym organizacjom. Muszę przyznać, że w całej rozciągłości zgadzam się z tym, że sposób budżetowania powinien być dostosowany do specyfiki firmy i jej aktualnej sytuacji. Jestem natomiast przekonany, że budżetowanie (planowanie), powinno bezwzględnie być prowadzone. Chociażby po to, by wiedzieć, gdzie się aktualnie jest i dokąd się zmierza. Działanie bez planu na pewno przedsiębiorcę gdzieś doprowadzi – pytanie tylko, czy tam, gdzie chciał.
  • Przekonanie o tym, że sam biznes i jego otoczenie jest zbyt dynamiczne, by wdrażać proces budżetowania, który jest postrzegany, jako zbyt powolny i nie mogący nadążyć za zmianami. Żyjemy w świecie, który już od jakiegoś czasu jest opisywany przez akronim VUCA (zmienność, niepewność, kompleksowość, niejednoznaczność). Jeśli ktoś nie jest co do tego przekonany, to wydarzenia początku tego roku na pewno zdążyły już zmienić jego zdanie. Moim zdaniem w obecnej sytuacji wręcz powinno się planować, choć należy dobrać do tego odpowiednie narzędzia. Odpowiedzią na niepewność powinien być plan, chociażby zorientowany na kilkanaście najbliższych tygodni.
  • Okres budżetowania jest zbyt długi (zazwyczaj budżetuje się w perspektywie roku). Budżet jest postrzegany jako proces na tyle rzadko powtarzalny, że staje się nieaktualny już w momencie jego finalnego zatwierdzenia. faktycznie, w niepewnych czasach przedsiębiorca może nie mieć pełnej wiedzy na temat zdarzeń bardziej odległych, niż kilka miesięcy. Wówczas jednak warto skrócić horyzont planowania i zastosować na przykład budżetowanie kroczące, gdzie regularnie planuje się kilka najbliższych miesięcy z dużą dozą dokładności, a dla okresów bardziej odległych nakreśla się kierunek rozwoju sytuacji (np. przy użyciu wskaźników). Takie podejście pozwoli na uniknięcie niespodzianki braku płynności lub utraty zyskowności. Ważne jest również to, że jeśli pojawi się potrzeba radykalnych działań biznesowych, to będą one wymagały czasu, więc im wcześniej tę potrzebę zidentyfikujemy, tym lepiej.
  • Silna potrzeba kontroli biznesu przez przedsiębiorcę, przejawiająca się mikrozarządzaniem i niechęcią do delegowania planowania „w dół” – w takim podejściu budżet jest postrzegany, jako element swoistej gry politycznej, której uczestnicy chcą przemycić jak najwyższe koszty i jak najniższe przychody. Jednocześnie niechęć do zaangażowania pracowników w ten proces może wynikać z niechęci do delegowania odpowiedzialności. Paradoksalnie jednak, pracownicy mogą dać wsad do budżetu o najlepszej jakości, ponieważ oni są najbliżej procesów wpływających na duży obrazek budżetowy.
  • Obawy, że budżetowanie jest procesem wymagającym skomplikowanych (w domyśle również drogich) narzędzi oraz zabiera zbyt dużo czasu. Proces budżetowania można zorganizować w sposób dostosowany do wielkości firmy i jej potrzeb, natomiast warto go potraktować, jako pewnego rodzaju inwestycję. Brak przekonania co do zasadności kosztu takiej inwestycji warto przemóc, odpowiadając sobie na pytanie, czy stać nas na naprawę zderzaka samochodu, który się rozbiło, prowadząc z zamkniętymi oczami.
  • Przekonanie przedsiębiorcy, że był w stanie odnieść sukces bez planowania. Zdecydowanie źródłem wielu sukcesów jest idealna reaktywność na rynkowe szanse i zagrożenia. Pytanie jednak, czy biznes nie byłby jeszcze bardziej aktywny, jeśli wesprzeć go budżetową proaktywnością. Ta proaktywność pozwoli również na uniknięcie wielu nadchodzących zagrożeń w sposób, którego formę i treść przedsiębiorca może świadomie kształtować.
  • Małe organizacje są zbyt nieformalne, by wdrażać w nich formalny proces budżetowania – forma organizacji nie ma znaczenia, planować można w różnych zespołach, a struktura nie jest tu czynnikiem ograniczającym.

Przygotuj swoją firmę na nadchodzący rok!

Pobierz bezpłatnego e-booka, aby dowiedzieć się jak odpowiednio podchodzić do prognozowania i kontrolowania finansów. Podejmuj lepsze decyzje biznesowe i zapewnij sobie spokój!

POBIERAM E-BOOKA

Dlaczego warto planować budżet firmy?

Przełamanie niechęci do budżetowania daje możliwość wykorzystania wielu płynących z tego procesu korzyści. Przede wszystkim zintegruje ono cele firmy, bieżące miary efektywności biznesu i ich wycenę wyrażoną w pieniądzu. W rezultacie powinien się pojawić obraz przyszłości firmy (niekoniecznie dobry, ale wówczas będzie można podjąć działania zaradcze). Ale to nie wszystko:

  • Wprowadzenie budżetowania wzmacnia kontrolę operacyjną w firmie – pomaga zrozumieć przełożenie efektywności operacyjnej biznesu na pieniądze, a w drugą stronę – przełożyć oczekiwane wyniki finansowe na niezbędne działania operacyjne.
  • Budżetowanie pomaga osiągać zaplanowane cele, gdyż definiuje, jakie działania i zasoby będą potrzebne do ich realizacji.
  • Poprzez wprowadzenie budżetowania przedsiębiorca jest w stanie zmniejszyć niepewność, przynajmniej w krótkim okresie.
  • Zdefiniowanie parametrów budżetowych pomaga zrozumieć, jakiej przyszłości przedsiębiorca powinien się spodziewać. Dobrze zrobiony budżet powinien dać wczesny sygnał o zagrożeniu dla przetrwania firmy (na co można odpowiedzieć wprowadzając scenariusz działań naprawczych)
  • W sytuacji braku wzrostu firmy, poprzez budżet można skoordynować działania zmierzające do aktywizacji biznesu, działanie będzie się wtedy odbywało w sposób przemyślany i zorganizowany, będzie również możliwość monitorowania postępów i wykonania założonych celów. Zaplanowany wzrost będzie wówczas świadomym działaniem, bardziej niż łutem szczęścia przedsiębiorcy.
  • Zrozumienie poziomu spodziewanych wyników finansowych (lub ustalenie ich, jako celu budżetowego), pozwoli na zbudowanie wokół nich pozostałych działań, na przykład strategii cenowej.
  • W ciężkich czasach budżet pozwoli na dobre zaplanowanie optymalizacji bazy kosztowej i dopasowanie jej tak, aby wyeliminować koszty i zasoby zbędne z punktu widzenia przetrwania lub rozwoju. Pozwoli to na zbudowanie zdrowego modelu biznesowego, nastawionego na efektywność kosztową.
  • Sporządzenie budżetu pozwoli na wyznaczenie momentów, w których mogą pojawić się nadwyżki lub niedobory gotówki. Dzięki temu przedsiębiorca uzyska wczesne ostrzeżenie o potrzebie finansowania lub w przeciwnym przypadku, będzie miał informację o zidentyfikowanych nadwyżkach, które będzie mógł reinwestować. W przypadku startupów, budżet pozwoli na wyznaczenie progu rentowności, czyli momentu, w którym biznes zaczyna być rentowny (innymi słowy momentu, w którym powinien zacząć sam się finansować i nie będą potrzebne środki z zewnątrz).
  • Budżet pozwoli na zrozumienie, które elementy modelu operacyjnego firmy są najbardziej krytyczne dla osiągnięcia sukcesu (innymi słowy, czy zysk firmy bardziej zależy od dynamiki przychodów, czy np. ryzyka walutowego). Poprzez analizę wrażliwości lub scenariusze budżetowe, można poddać biznes swoistym stress testom, aby zrozumieć, gdzie kryją się największe ryzyka.
  • Włączenie w prace budżetowe kluczowych pracowników da możliwość uzyskania wysokiej jakości wiedzy o procesach (im większa firma, tym trudniej samemu przedsiębiorcy być na bieżąco ze wszystkimi szczegółami). Dobrze wdrożony budżet pozwoli na wykorzystanie tej wiedzy i zdelegowanie części odpowiedzialności za sukces firmy. Warto połączyć budżet z systemem motywacyjnym, wówczas pracownicy będą nie tylko autorami planu, ale za jego realizację mogą otrzymać pewne benefity. Daje to jasność oczekiwań i zwiększa motywację. Warto wreszcie zadbać nie tylko o wewnętrzną konsultację, ale skoordynowanie działań pomiędzy pracownikami, aby otrzymać optymalny plan realizacji celów.

Cytując klasyka – czasy mamy niepewne. I chociaż pierwszą reakcją obronną może być niechęć do planowania lub jego zarzucenie, tak naprawdę warto dążyć do tego, by wiedzieć jak najwięcej. Budżety są do tego świetnym narzędziem. Czasy VUCA/COVID zmieniają wiele obszarów w biznesie, również techniki budżetowania ewoluują, jednak nie należy się spodziewać, że samo budżetowanie odejdzie do lamusa – zbyt wiele mamy z niego korzyści.

 

Źródła:

Minimal budgeting: the development of control mechanisms for small and micro e-businesses – Raport University of Westminster (2009)


Kontroluj finanse w Twojej firmie bez zbędnego stresu!

Pobierz bezpłatnego e-booka, aby poznać tajniki skutecznego budżetowania!

POBIERAM E-BOOKA



Bartosz Gayer

CFO / Opiekun Merytoryczny Fincastly.com

Finance Manager Central and Eastern Europe, LR Health & Beauty Systems. Pełnił role kontrolera finansowego i CFO/członka zarządu ds. finansowych, obecnie odpowiada za finanse spółek zależnych na szczeblu regionalnym. Posiadacz certyfikatu z rachunkowości zarządczej CGMA, członek międzynarodowej organizacji CIMA oraz polskiego Klubu Dyrektorów Finansowych DIALOG. Wykładowca akademicki z dziedziny finansów, prelegent na konferencjach branżowych, trener biznesowy.


Dołącz do naszych mediów społecznościowych!