W gronie przedsiębiorców istnieje kilka podejść do rachunku wyników:
Ekstremalnie miminalistyczne
– kiedy do rachunku wyników przedsiębiorca zagląda tylko raz do roku, kiedy księgowy przysyła podsumowanie roczne. Przez pozostałą część roku zwykle przedsiębiorca starta się zarządzać „na bieżąco”, co zwykle sprowadza się do gaszenia pożarów, których nikt się wcześniej nie spodziewał oraz do postawy nie martwienia się, dopóki te pożary się nie pojawiają. Postawa ta jest naprawdę ekstremalna i moim zdaniem wymaga nie lada odwagi, bo zwykle czas na reakcję jest naprawdę krótki – przedsiębiorca nie ma bowiem sygnałów wyprzedzających, że coś może dziać się nie tak.
Podejście typowe
– rachunek wyników jest sprawdzany co miesiąc, ale głównymi obszarami zainteresowania są przychody i końcowy wynik w postaci zysku lub straty. To podejście daje już pewną wiedzę, ale wciąż niewiele mówi o przyczynach aktualnego poziomu wyniku finansowego, nie mówiąc już o jego predykcji.
Podejście zaawansowane
– analizując wynik finansowy, przedsiębiorca skupia się na rentowności poszczególnych klientów, projektów lub produktów. Analizując rachunek wyników jest on też w stanie wyróżnić poszczególne poziomy marż, oddzielając od siebie poszczególne grupy kosztów, które pojawiają się w firmie. Co niezmiernie ważne również, jest on w stanie zaplanować swój przyszły wynik finansowy z wyprzedzeniem, co daje mu mapę drogową do przyszłych działań.
Podejście zaawansowane jest tym sposobem działania, który rekomendujemy. Daje ono wiedzę o tym, czy firma podejmuje dobre decyzje biznesowe oraz czy jej struktura kosztów i przychodów jest zdrowa. Warto jednak wiedzieć o tym, że tego rodzaju informacje nie zawsze można uzyskać z zewnętrznej księgowości (tutaj piszę o tym, dlaczego bywa to trudne). Księgowość nie będzie także dobrym partnerem do sporządzania budżetów, dlatego też zwykle bardziej świadomi przedsiębiorcy podejmują ten trud, używając do tego Excela, który wymaga jednak żmudnego parametryzowania i utrzymywania.
Fincastly rozwiązuje ten problem, poprzez możliwość budżetowania bezpośrednio w aplikacji oraz poprzez połączenie tworzonych budżetów z danymi rzeczywistymi, co pozwala przedsiębiorcy znaleźć się w dobrym punkcie decyzyjnym, łączącym dobrą wiedzę o historii finansowej z precyzyjnym planowaniem.
Tworząc budżety w Fincastly, podstawową funkcjonalnością jest podział budżetów na dwa podstawowe rodzaje:
Budżet projektowy
– jest budżetem, który zawiera w sobie przychody i bezpośrednie koszty związane z pojedynczym projektem, klientem, produktem lub kanałem sprzedaży. Jeśli dobrze alokujemy do niego wszystkie zmienne i bezpośrednie koszty z nim związane, wówczas będziemy w stanie zobaczyć, jaką rentowność generuje taki projekt. Już na etapie planowania można więc zobaczyć, czy dany projekt w ogóle ma sens – jeśli bowiem firma nie generuje na nim pozytywnej marży, to oznacza, że ten projekt zjada jej całkowity zysk i trzeba go finansować albo innymi projektami, albo oszczędnościami w kosztach ogólnych firmy.
Budżety administracyjne
– są to budżety dotyczące kosztów pozostałych – w skrócie są to wszystkie koszty związane z infrastrukturą i rozwojem firmy, a więc sprzedaż, marketing i administracja. Ilość takich budżetów można kształtować dowolnie, na przykład tworząc osobny budżet dla każdego działu albo przydzielając budżety do obszarów: aktywności marketingowych, działu sprzedaży, zarządu i ogólnego zarządzania biurem.
Kontrola marżowości projektów jest możliwa już na etapie tworzenia budżetów, dzięki czemu można od razu zdecydować, czy dany planowany projekt jest dla firmy akceptowalny. Taka kontrola odbywa się na stronie podsumowującej budżety. Ważne jest to, że marża jest pokazywana tylko dla budżetów projektowych, ponieważ budżety administracyjne są przeważnie budżetami jedynie kosztowymi.
Po zakończeniu tworzenia budżetów i ich opublikowaniu, aplikacja konsoliduje całość założeń w zbiorczy rachunek wyników, który znajduje się w zakładce Moja Firma.
Rachunek wyników pokazuje elementy zaplanowane, które w trakcie trwania roku budżetowego są sukcesywnie uzupełniane o dane rzeczywiste. Pozwalają one porównać wykonanie budżetu z zaplanowanymi przychodami i kosztami.
Struktura rachunku wyników dostępna w aplikacji oferuje następujące informacje:
- Przychody ze sprzedaży.
- Koszt własny sprzedaży (COGS) – czyli sumę kosztów bezpośrednio związanych ze sprzedażą, które są planowane i rozliczane w budżetach projektowych.
- Marżę brutto – czyli marżę generowaną na podstawowej działalności firmy, powstała przez pomniejszenie przychodów ze sprzedaży o koszt własny sprzedaży. Marża brutto jest marżą, która stanowi podsumowanie przychodów i kosztów budżetu projektowego (dla poszczególnych budżetów projektowych można ją znaleźć w zakładce Budżety, natomiast zbiorcza marża dla całości firmy jest obliczana w zakładce Moja Firma).
- Koszty operacyjne – pozostałe koszty działalności firmy (sprzedaż, marketing, administracja).
- Wynik operacyjny (EBITDA) – jest to zysk lub strata generowana przez firmę na całości działalności operacyjnej, przed uwzględnieniem odsetek od transakcji finansowych i podatku dochodowego.
- Odsetki netto – czyli kwotę uwzględniającą różnicę netto pomiędzy przychodami i kosztami odsetkowymi.
- Podatek CIT.
- Zysk netto – czyli zysk operacyjny po pomniejszeniu o odsetki i podatek.
Więcej informacji na temat struktury rachunku wyników i specyfiki poszczególnych marż można znaleźć w artykule na blogu (kliknij tutaj).