Zanim przystąpisz do budowania budżetu w Fincastly, zastanów się nad tym, jaką nadać mu strukturę. Najprostszym budżetem byłoby wrzucenie wszystkich przychodów i kosztów do jednego arkusza (często tak właśnie się robi, tworząc bardzo proste budżety w Excelu), ale zachęcam Cię do tego, żebyś poszedł krok dalej.
Oto, dlaczego:
W każdej firmie można wyodrębnić dwa rodzaje działalności:
Działalność podstawowa
– oznacza sprzedaż do klienta i wszystkie bezpośrednio związane z nią koszty. Zwykle są to koszty dotyczące czasu pracy bezpośrednio związanego z wytworzeniem produktu lub usługi dla klienta, materiał zużyty do wyprodukowania produktu oraz wszelkie inne bezpośrednie koszty produkcji zarówno produktu, jak i usługi. Jeśli nie wiesz, które koszty powinny się tu znaleźć, to zadaj sobie pytanie, czy poniósłbyś te koszty, gdyby produkt lub usługa nie zostały wytworzone i sprzedane. Jeśli koszt „nie istnieje” bez sprzedaży do klienta, to jest to właśnie koszt działalności podstawowej.
Działalność pozostała (możemy ją nazwać dla uproszczenia operacyjną)
- są to wszystkie inne koszty, które firma ponosi, aby funkcjonować i rozwijać się. Zwykle znajdują się tu koszty administracji i infrastruktury, sprzedaży i marketingu oraz koszty związane z rozwojem produktu na przyszłość.
Dlaczego rozdzielenie tych dwóch rodzajów działalności jest ważne?
Koszty i przychody związane z działalnością podstawową składają się na tzw. marżę brutto. Jest to nadwyżka, którą firma uzyskuje na swojej podstawowej działalności.
Jeśli jej nie ma, to oznacza, że firma nie zarabia na swoim podstawowym biznesie (na przykład mając zbyt niskie ceny sprzedaży lub zbyt wysokie koszty bezpośrednie).
Dodatnia marża brutto oznacza, że firma ma „zdrową” działalność podstawową. Wartość wygenerowanej marży powinna być wystarczająco wysoka, aby pokryć wszystkie inne koszty – innymi słowy, działalność podstawowa powinna zapewnić tyle środków, aby utrzymać całą firmę.
Budżetując w Fincastly, masz możliwość stosowania dokładnie tego rozgraniczenia. Tworząc budżety, możesz je rozdzielić na budżety projektowe (może to być budżet dla jednego klienta, pojedynczego produktu, projektu lub np. kanału dystrybucji lub rynku). Drugim rodzajem budżetu jest budżet administracyjny, w którym możesz zaplanować koszty pozostałe.
Wypełniając budżet projektowy, zaplanuj przychody oraz związane z nimi bezpośrednio koszty. Pamiętaj także o zaznaczeniu związanej z nimi stawki VAT, bo aplikacja od razu zaplanuje szacowany wpływ kosztów i przychodów na VAT oraz CIT.
Budżety administracyjne służą do planowania przede wszystkim kosztów, chociaż można w nich również umieścić przychody, jeśli pojawiają się w firmie jakieś nietypowe rodzaje sprzedaży (np. sprzedaż majątku). W budżetach istnieje możliwość dodawania kategorii i subkategorii kosztów, stąd strukturę można zaplanować z takim stopniem szczegółowości, jaki jest nam potrzebny.
Na każdym etapie prac budżetowych, możesz śledzić efekt Twojego planowania, który widoczny jest na wykresach w górnym prawym rogu ekranu roboczego.
Wykresy pokazują:
1. Wielkość zabudżetowanych przychodów i kosztów w kolejnych miesiącach budżetu
2. Wartość cash flow związanego z zaplanowanymi przychodami i kosztami
3. Strukturę zysku osiąganego z danego budżetu
Wypełniając dany budżet, tworzysz jego wersję roboczą. Jeśli ukończysz pracę i chcesz zapisać ten budżet, musisz go opublikować. Dzięki temu jego zawartość skonsoliduje się do budżetu całej firmy.
Wszystkie utworzone przez siebie budżety możesz znaleźć w tablicy podsumowującej, która również pokazuje ich status oraz podsumowanie przychodów i kosztów. Dla budżetów projektowych możesz od razu zobaczyć, jaka jest ich marżowość. Jeśli budżet wymaga poprawek, możesz powrócić do jego edycji (jeśli budżet został już opublikowany, możesz w niego wejść, użyć ikony „Edytuj”, a po dokonaniu poprawek opublikować go ponownie).
Wszystkie opublikowane budżety konsolidują się do budżetu firmowego, który znajdziesz w zakładce „Moja Firma”. W tej zakładce możesz zobaczyć aktualny rachunek wyników (sprawdzić, czy zaplanowane przychody i koszty generują zysk, czy stratę) oraz przejrzeć cash flow, upewniając się, że sporządzony przez Ciebie plan wygeneruje Ci przepływy gotówkowe potrzebne do funkcjonowania firmy.
Jeśli podsumowanie nie daje Ci satysfakcjonującego poziomu zysku lub cash flow, musisz wrócić do planowania i skorygować założenia – być może potrzebuje więcej sprzedaży, a być może koszty są zbyt wysokie i trzeba je zoptymalizować.